Inrichten PE

De stappen die hieronder beschreven staan vindt u terug in het Stappenplan opzet PE dat u in het linkermenu kunt downloaden. Dit is een bewerkbaar Excelbestand dat u kunt gebruiken voor uw eigen planning.

De bedrijfsleider start met de verplichte gratis training Start to Practice. Deze training is onmisbaar om goed van start te kunnen gaan.

Ontwerpen
Na de Start to Practice-training gaat u de PE concreet vormgeven. U schetst het organogram van de PE met bijvoorbeeld de afdelingen in- en verkoop en daarnaast een of meer ondersteunende afdelingen (afhankelijk van de doelstelling waar u de PE voor inzet). U ontwerpt de benodigde processen en bijbehorende documenten (formulieren en dergelijke). Vervolgens bepaalt u per afdeling de functies die de trainees gaan bekleden en welke concrete werkzaamheden ze gaan uitvoeren. U regelt ook de methodiek voor het verdelen van de werkzaamheden (bijvoorbeeld per mail naar de afdelingen of via een planbord) zodat trainees weten welke werkzaamheden ze gaan verrichten. 

Organiseren
Tegelijkertijd organiseert u een aantal praktische zaken. U bepaalt welke producten en/of diensten de PE gaat verkopen. U maakt per trainee een account aan in het PE-portaal en kent deze de benodigde bevoegdheden toe. U richt het Gmail-account in dat u voor uw PE heeft ontvangen. Het is ook handig om te checken of de fysieke locatie al is ingericht met het nodige meubilair. En of alle hard- en software voor trainees gebruiksklaar is.

U zorgt voor een trainee-inwerkprogramma, u bedenkt of trainees tussentijds van functie wisselen of juist niet en u plant feedbackmomenten in, bijvoorbeeld in de vorm van een einde-proeftijd-gesprek.

Ten slotte zorgt u voor een overlegstructuur binnen uw PE, maar ook voor overleg daarbuiten met eventuele collega-bedrijfsleiders en andere PE-betrokkenen binnen uw organisatie.

Opstarten
Als uw PE-organisatie voldoende vaste vorm heeft, kunt u de PE gaan opstarten. Die opstartfase begint op de dag dat de eerste trainees aan de slag gaan. Om dat goed te laten verlopen is het nodig dat er voldoende werkzaamheden ‘in de pijplijn’ zitten om de trainees zinvol aan het werk te houden. Klik in de menubalk hierboven op het onderdeel Ondernemen voor meer informatie.

Om te starten hoeft de PE-organisatie niet per se tot in de puntjes geregeld te zijn. U kunt er ook voor kiezen om trainees tijdens de opstartfase een deel van de PE-organi­satie mee op te laten bouwen. Denkt u bijvoorbeeld aan het opzetten van de boekhouding of het inrichten van de website (met of zonder webshop) of het ontwerpen van docu­mentsjablonen (huisstijl) en PR-materiaal, zoals folders in meerdere talen.

In de opstartfase zult u ook producten en diensten voor de PE gaan inkopen. Bij voorkeur gebeurt dat bij andere PE’s. Als deze daar niet verkrijgbaar zijn, doet u inkopen bij de Groothandelsmarktplaats binnen het PE-portaal, zeg maar uw persoonlijke ‘Makro'. Verder kunt u via PenNed-diensten ook regelen dat uw PE op gezette tijden per mail facturen voor nutsvoorzieningen en verzoeken tot het doen van btw-aangifte ontvangt. Meer info daarover vindt u bij het onderdeel Ondernemen/Werk genereren.

Tijdens de opstartfase van een nieuwe PE zult u waarschijnlijk nog allerlei ‘kinderziektes’ tegen­komen, zoals onjuiste of onvolledige informatie in het PE Portaal of een werkverdeling die nog niet helemaal klopt. Het (mee) oplossen van die kinderziektes kan krachtige leerervaringen voor uw trainees opleveren.

Klik voor meer informatie op een van de opties in het menu links en/of raadpleeg het onderdeel Bibliotheek-Opzetten.